Eine Datensammlung ist eine Entität, die nicht für redaktionelle Inhalte gedacht ist, sondern als reiner Datenspeicher für User Generated Content: Kommentare, Bewertungen, Formulareingänge, Anmeldungen, Votes und ähnliche Daten, die meist von Besuchenden einer Webseite oder App stammen und über das API SDK in Flyo landen.
Eine Datensammlung funktioniert wie jede andere Entität: Sie hat Felder, einen Formular Designer, Benutzerrollen und Einträge, die du in Flyo ansehen und bearbeiten kannst. Der Unterschied liegt darin, was beim Speichern eines Eintrags passiert. Ein Eintrag einer Datensammlung durchläuft nicht die ganze Publishing-Pipeline eines Inhalts. Er wird direkt gespeichert und ist sofort online. Das Speichern dauert deshalb gleich lang, egal ob die Datensammlung hundert oder hunderttausend Einträge enthält.
Dafür verzichtet eine Datensammlung bewusst auf viele Funktionen, die du von Inhalten kennst: Online-Status, Papierkorb, Vorschau, Änderungsvorschläge, Aktivitätsprotokoll und weitere. Lies den Abschnitt Was eine Datensammlung nicht kann, bevor du dich für eine Datensammlung entscheidest.
Wann eine Datensammlung, wann ein Inhalt?
Die Faustregel: Wird ein Eintrag von deinem Team geschrieben und publiziert, ist es ein Inhalt. Wird er von Besuchenden erzeugt und in grosser Zahl gesammelt, ist es eine Datensammlung.
| Beispiel | Art der Entität |
|---|---|
| Blogbeiträge, Veranstaltungen, Produkte, Teammitglieder, Seiten | Inhalt |
| Kommentare zu Blogbeiträgen | Datensammlung |
| Bewertungen von Produkten oder Angeboten | Datensammlung |
| Eingänge eines Kontaktformulars | Datensammlung |
| Anmeldungen für eine Veranstaltung | Datensammlung |
| Votes, Umfrageantworten, Likes | Datensammlung |
Wähle eine Datensammlung, wenn:
- die Einträge über das API SDK von aussen hereinkommen, meist aus einem Formular auf einer Webseite oder in einer App,
- viele Einträge zusammenkommen, von einigen tausend bis rund 100'000,
- ein Eintrag sofort verfügbar sein soll, ohne Freigabe, Planung oder Vorschau.
Wähle einen Inhalt, wenn du einen Eintrag vor der Veröffentlichung prüfen, offline schalten, planen, in der Vorschau ansehen, in kuratierten Content Pools anordnen oder mit dem Content Planner planen möchtest.
Die Art lässt sich später nicht mehr ändern
Ob eine Entität ein Inhalt oder eine Datensammlung ist, legst du beim Erstellen fest. Danach lässt sich die Art nicht mehr ändern. Brauchst du später die andere Art, erstellst du eine neue Entität und überträgst die Einträge, zum Beispiel mit einem Import.
Inhalt und Datensammlung im Vergleich
| Inhalt | Datensammlung | |
|---|---|---|
| Gedacht für | redaktionelle Inhalte | User Generated Content, Formulardaten |
| Online-Status | online und offline, mit Freigabe und Planung | immer online |
| Löschen | in den Papierkorb, wiederherstellbar | sofort und endgültig |
| Content Pools | System-Pool, dazu beliebig viele kuratierte und regelbasierte Content Pools | genau ein Content Pool |
| Ausgabe, Filter und Sortierung | über Content Pools und Integrationen | über das API SDK und die Integrationen am Content Pool der Datensammlung |
| Änderungsvorschläge | ja | nein |
| Vorschau, Draft-Links | ja | nein |
| Aktivitätsprotokoll | ja | nein, nur Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung |
| Statistiken | ja | nein |
| Globale Suche in Flyo | ja | nein |
| Content Planner | ja | nein |
| Social Media, Buzzes, Pins | ja | nein |
| KI-Assistent (Automatisieren) | ja | nein |
| Felder | alle | alle ausser Text Editor, Inhalt, Content Pool und Slug |
| Speichern | wird im Hintergrund verarbeitet, dauert länger, je grösser die Entität ist | sofort, unabhängig von der Anzahl Einträge |
Datensammlung erstellen
- Klicke auf den grünen «Hinzufügen»-Button (unten rechts immer sichtbar) und wähle Entität.
- Wähle im Schritt Allgemeine Informationen bei Art der Entität die Option Datensammlung und vergib eine Bezeichnung sowie optional Alias, Farbe und Symbol.
- Füge im Schritt Felder die Felder hinzu, die ein Eintrag speichern soll. Welche Feldtypen zur Verfügung stehen, steht unter Felder.
- Bestimme im Schritt Standard-Interface das Feld für den Titel eines Eintrags sowie optional ein Bild und eine Zeit.
- Lege unter Berechtigungen fest, welche Benutzerrollen neue Einträge erstellen dürfen, und speichere.
Flyo legt dabei automatisch den einen Content Pool der Datensammlung an.
Wo du Datensammlungen findest
Datensammlungen haben in Flyo einen eigenen Platz und erscheinen nicht unter den Inhalten:
- Navigation: Unter Inhalte steht in der linken Navigation der Punkt Datensammlungen. Er listet alle Datensammlungen auf, die du sehen darfst.
- «Hinzufügen»-Button: Im Dialog des grünen «Hinzufügen»-Buttons stehen die Datensammlungen in einem eigenen Abschnitt Datensammlung unterhalb von «Alles andere».
Hat deine Organisation keine Datensammlung, oder darfst du keine sehen, fehlen beide Einträge.
Einträge verwalten
Die Einträge einer Datensammlung verwaltest du in der gewohnten Liste, mit Pagination, Sortierung, Filtern und Kalenderansicht. Du kannst Einträge von Hand anlegen, bearbeiten, kopieren und importieren.
- Bearbeiten: Ein Eintrag öffnet direkt in der Bearbeitungsansicht. Es gibt kein Dashboard, keine Änderungsvorschläge und keine Aktivitäten.
- Löschen: Ein Eintrag wird sofort und endgültig gelöscht, einzeln oder als Mehrfachauswahl. Es gibt keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung. Verknüpfungen aus Inhalten auf den gelöschten Eintrag entfernt Flyo automatisch, siehe Entität (Einzeleintrag).
- Wer was geändert hat: Für eine Datensammlung wird kein Aktivitätsprotokoll geführt. In der Seitenleiste eines Eintrags siehst du nur, wann er erstellt und zuletzt geändert wurde.
- Suche: Einträge einer Datensammlung erscheinen nicht in der globalen Suche von Flyo. Nutze die Filter der Liste.
Felder
Eine Datensammlung kennt fast alle Feldtypen. Nicht zur Verfügung stehen Feldtypen, die Kopien von anderen Inhalten oder Verweise auf ganze Content Pools speichern, sowie der Slug, den es nur für Detailseiten braucht:
| Nicht verfügbar | Warum |
|---|---|
| Text Editor (WYSIWYG) | Elemente im Text Editor speichern Kopien anderer Inhalte. |
| Inhalt (aus beliebiger Entität) | speichert eine Kopie eines anderen Eintrags |
| Content Pool | verweist auf einen ganzen Content Pool |
| Slug | Eine Datensammlung hat keine Detailseiten. |
Diese Regeln gelten auch für die Unterfelder eines Multiple Input Felds. Zusätzlich gilt für jedes Feld einer Datensammlung:
- Es kann nicht mehrsprachig sein.
- Es kann nicht eindeutig (unique) sein.
- Es kann kein Feld der Organisation sein, das mehrere Entitäten teilen.
- Es kann kein Unterfeld eines anderen Felds sein.
Im Auswahldialog der Feldtypen sind die nicht verfügbaren Typen mit «Nicht in Datensammlung» markiert.
Standard-Interface
Das Standard-Interface einer Datensammlung besteht nur aus dem Titel (Pflicht), einem optionalen Bild und einer optionalen Zeit. Teaser, Text, Link und die übrigen Interface-Felder gibt es nicht, weil eine Datensammlung keine Vorschauen, Detailseiten und Teaser kennt.
Verknüpfungen mit Inhalten
Der typische Fall: Eine Datensammlung «Kommentare» gehört zu einer Inhalts-Entität «Blogbeiträge». Dafür gibt es zwei Richtungen:
- Von der Datensammlung auf einen Inhalt: Ein Feld Entität (Einzeleintrag) in der Datensammlung «Kommentare» verweist auf den Blogbeitrag, zu dem ein Kommentar gehört. Das ist der empfohlene Weg. Über das SDK filterst du danach die Kommentare eines Blogbeitrags.
- Von einem Inhalt auf Einträge der Datensammlung: Die Felder Entität (Einzeleintrag) und Entitäten (Mehrere Einträge) in einer Inhalts-Entität können Einträge einer Datensammlung auswählen, zum Beispiel ausgewählte Bewertungen auf einer Produktseite.
Ein Content Pool Feld in einer Inhalts-Entität kann den Content Pool einer Datensammlung auswählen, wenn das Feld dafür eingerichtet ist.
Nicht möglich sind:
- das Feld «Inhalt (aus beliebiger Entität)» mit einem Eintrag einer Datensammlung,
- ein Link auf die CMS-Detailseite eines Eintrags einer Datensammlung,
- der Content Pool einer Datensammlung in einem Element des Text Editors.
Der Content Pool einer Datensammlung
Jede Datensammlung hat genau einen Content Pool, den Flyo beim Erstellen automatisch anlegt. Er enthält immer alle Einträge der Datensammlung, und alle sind online. Du erkennst ihn in der Liste der Content Pools am Tabellen-Symbol.
- Es gibt keine weiteren Content Pools für eine Datensammlung. Ihre Einträge lassen sich keinem kuratierten Content Pool hinzufügen, und ein regelbasierter Content Pool kann eine Datensammlung nicht als Inhaltstyp verwenden.
- Ausgabe, Filter und Sortierung laufen deshalb ausschliesslich über das API SDK mit seinen Filter-Parametern, der Sortierung und der Paginierung.
- Integrationen verbindest du wie gewohnt mit diesem einen Content Pool.
Berechtigungen
Die Berechtigung für eine Datensammlung ist eine Ja-Nein-Entscheidung pro Datensammlung: Ein Teammitglied sieht entweder alle Einträge oder keinen. Teilmengen wie bei Inhalten gibt es nicht.
Du vergibst sie beim Teammitglied im Bereich Content Pools unter Datensammlungen:
- Einträge ansehen: Das Teammitglied sieht die Datensammlung und alle ihre Einträge.
- Einträge bearbeiten: Das Teammitglied kann alle Einträge bearbeiten.
- Einträge löschen: Das Teammitglied kann alle Einträge endgültig löschen.
Einen Onlinestatus gibt es nicht, deshalb fehlt die Berechtigung «Onlinestatus ändern».
Eigene Einträge geben kein Recht
Anders als bei Inhalten darf ein Teammitglied einen Eintrag einer Datensammlung nicht automatisch bearbeiten oder löschen, nur weil es den Eintrag selbst erstellt hat. Es zählt allein die Berechtigung auf die Datensammlung.
Welche Benutzerrollen neue Einträge erstellen dürfen, legst du wie bei jeder Entität in den Berechtigungen der Entität fest, siehe Benutzerrollen.
Einträge über das API SDK schreiben
Die meisten Einträge einer Datensammlung kommen über eine API SDK-Integration herein. Dort gilt:
- Hinzufügen (POST): Ein neuer Eintrag ist immer sofort online, unabhängig von der Option «Sofort online» der Integration. Wer eine Freigabe vor der Veröffentlichung braucht, muss eine Inhalts-Entität verwenden.
- Aktualisieren (PUT): Die Änderung wird direkt übernommen. Eine Datensammlung kennt keine Änderungsvorschläge.
- Löschen (DELETE): Ein Eintrag wird sofort und endgültig gelöscht. Löschen über das SDK ist nur bei Datensammlungen und Read-only-Entitäten möglich, und nur über eine nicht öffentliche Schnittstelle mit Bearer-Token.
- Öffentliche Formulare: Schreibt ein Formular im Browser über ein öffentliches SDK, muss es die Anfrage mit reCAPTCHA verifizieren.
Zwei SDKs für Kommentare
Für Kommentare oder Bewertungen auf einer Webseite bewährt sich ein öffentliches SDK, das die Einträge liest und mit reCAPTCHA neue Einträge annimmt, und ein nicht öffentliches SDK im Backend, das Einträge moderiert und löscht.
Was eine Datensammlung nicht kann
Eine Datensammlung ist bewusst schlank. Das sind die Einschränkungen, die du kennen solltest:
- Kein Online-Status: Jeder Eintrag ist sofort und immer online, auch wenn er über das SDK von aussen kommt. Es gibt keine Freigabe, keinen Cross-Check und keine Planung. Willst du Einträge vor der Veröffentlichung prüfen, musst du das in deiner Anwendung lösen, zum Beispiel mit einem Feld «Freigegeben», nach dem du im SDK filterst.
- Kein Papierkorb: Löschen ist endgültig.
- Kein Aktivitätsprotokoll: Es ist nicht nachvollziehbar, wer was geändert hat.
- Keine weiteren Content Pools: Keine kuratierten und keine regelbasierten Content Pools. Ausgabe, Filter und Sortierung nur über das SDK.
- Keine Vorschau und keine Detailseiten: Keine Vorschau-URLs, keine Draft-Links, kein Slug, keine CMS-Detailseiten.
- Keine Änderungsvorschläge, auch nicht bei einem Update über eine Integration.
- Keine Mehrsprachigkeit: Kein Feld kann mehrsprachig sein.
- Eingeschränkte Felder: Kein Text Editor, kein Inhalt (aus beliebiger Entität), kein Content Pool, kein Slug, keine Felder der Organisation, keine eindeutigen Felder, keine Unterfelder.
- Nicht in der globalen Suche und nicht in den Statistiken.
- Keine Verbindung zum Content Planner, zu Social Media, zu Buzzes und Pins.
- Keine Automatisierungen mit dem KI-Assistenten, keine Aufgaben-Templates, keine Lebensdauer, keine Prüfroutinen für die Datenqualität, kein schema.org (JSON-LD).
- Rechte nur ganz oder gar nicht, und eigene Einträge geben kein Recht.
- Die Art ist fest: Eine Datensammlung lässt sich nicht in einen Inhalt umwandeln und umgekehrt.
Beispiel: Kommentare zu Blogbeiträgen
- Erstelle eine Datensammlung «Kommentare» mit den Feldern «Name» (Text), «Kommentar» (Textarea) und «Blogbeitrag» (Entität (Einzeleintrag) auf die Entität «Blogbeiträge»). Wähle im Standard-Interface «Name» als Titel.
- Erstelle eine API SDK-Integration mit dem Content Pool der Datensammlung und erlaube Hinzufügen (POST) für «Kommentare».
- Das Formular unter einem Blogbeitrag sendet einen neuen Kommentar per POST mit reCAPTCHA an das SDK. Der Kommentar ist sofort online.
- Die Webseite liest die Kommentare eines Blogbeitrags über das SDK mit einem Filter auf das Feld «Blogbeitrag», sortiert nach Erstellungsdatum.
- Unerwünschte Kommentare löscht dein Team in Flyo oder über ein nicht öffentliches SDK.